Nieuwe ICT medewerker in dienst nemen? Gebruik deze checklist

1. Controleer de identiteit

De identificatieplicht door werkgevers bestaat uit drie onderdelen:

Verificatieplicht
Is het identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart of vreemdelingendocument) van je nieuwe werknemer origineel en geldig? Controleer op echtheidskenmerken zoals het schaduwwatermerk, voelbaar reliëf en documentnummer vóórdat het dienstverband in werking treedt. Welke nationaliteit heeft je nieuwe kracht? Mag hij/zij in Nederland werken? Zo niet, vraag een tewerkstellingsvergunning (TWV) aan.

Bewaarplicht
Een werkgever moet een kopie van het identiteitsbewijs van elk personeelslid maken en bewaren. De kopie moet tot 5 kalenderjaren na het einde van de arbeidsrelatie bewaard worden.

Zorgplicht
Elk personeelslid moet op elk moment een geldig identiteitsbewijs kunnen overleggen bij zijn of haar werk. Stel je nieuwe medewerker daarvan op de hoogte

2. Aanmelden belastingdienst

Neem je voor het eerst iemand in dienst? Meld je dan aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je ontvangt een loonheffingennummer en formulieren om aan de verplichtingen voor loonbelastingen te voldoen.

Iedere werkgever moet loonheffingen op het salaris inhouden zoals:

• loonbelasting;
• premie volksverzekeringen;
• premies werknemersverzekeringen;
• inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

3. Loonadministratie bijhouden

Het loon en de verschuldigde bedragen moeten helder geadministreerd worden en bij raadpleging direct overzicht bieden. De loonadministratie bestaat uit formulieren en berekeningen zoals de loonstrook, loonstaat en jaaropgave.

De loonadministratie bevat informatie over:

• het salaris;
• verminderingsbeschikkingen;
• loonbelastingverklaringen;
• ov-onkostenvergoedingen;
• onkosten voor de carpool- of vrij-vervoerregelingen;
• afdrachtsverminderingen;
• eindheffingen en verstrekkingen;
• overige onkostenvergoedingen.

Het opzetten en bijhouden van loonadministratie heeft aardig wat om het lijf. Veel ondernemers besteden het daarom uit.

4. Verklaring omtrent gedrag aanvragen

ICT'ers hebben in hun werk vaak te maken met gevoelige informatie. Vraag een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan om er zeker van te zijn dat je nieuwe personeelslid betrouwbaar is.

5. Arbeidsovereenkomst opstellen

In een arbeidscontract staan werkafspraken tussen de werkgever en werknemer beschreven. Gaat het om een contract voor bepaalde (tijdelijk) of onbepaalde tijd (vast)?

Vermeld onder meer het volgende:

• Naam en woonplaats van werkgever en werknemer
• Arbeidslocatie(s)
• Functietitel of soort werk
• Werk- en rusttijden
• Salarisniveau en de betalingsvoorwaarden
• Tijdstip van tewerkstelling
• Contractduur (bij een tijdelijke dienstbetrekking)
• Geheimhoudingsbeding
• Auteursrechtenregeling
• Verwijzing naar het ICT-reglement
• Duur van de proeftijd (mits van toepassing)
• Aanspraak op vakantie
• Opzegtermijn
• Pensioenregeling
• Concurrentiebeding of relatieclausule (optioneel)
• Cao (mits van toepassing)

Hulp nodig? ICTRecht en de JuriDox Arbeidsrechtstore helpen je bij het opstellen van arbeidscontracten en andere juridische documenten.

6. Verzekeringen regelen

Loop alle regelingen na en breng je verzekeraars op de hoogte:

• Bedrijfsaansprakelijkheid
• Bedrijfsschade
• Collectieve ongevallenverzekering
• Pensioenverzekering
• WAO-gat verzekering
• Ziekteverzuimverzekering
• Heeft de medewerker de verplichte zorgverzekering? Zo niet, dan sluit Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af. Jij als werkgever moet de premie aan deze instantie afdragen.

7. Zorg voor een veilige omgeving

Werkgevers moeten zorg dragen voor goede arbeidsomstandigheden en veiligheid op het werk. Gebruikte middelen moeten voldoen aan veiligheidsvoorschriften. Gedragsrichtlijnen met betrekking tot veiligheid zijn vereist. Denk aan bedrijfshulpverlening, juist gebruik van middelen, onderhoud, voorlichting en werkinstructies.