Snel nieuw ICT personeel inwerken? Volg deze 5 stappen!

Van de kennismaking met de CIO tot werkprocessen en bedrijfsuitjes: een nieuwe werkgever (en alles wat daarbij hoort) leren kennen kan even duren. Een grondige inwerkprocedure bereidt nieuwe IT medewerkers stap voor stap voor op het toekomstige arbeidsleven.

1. De eerste werkdag

De eerste werkdag begint met een voorstelronde. Daarna volgt een gesprek tussen de directe leidinggevende en nieuwe medewerker. Taken en verwachtingen voor de komende tijd komen aan bod. Er wordt een mentor aangewezen en de nieuwe medewerker krijgt een rondleiding op de werkplek.

2. Introduceer een inwerkplan

Stel een onboarding-programma op om de oriëntatieperiode soepel te laten verlopen. Leg praktische zaken vast in een overzichtelijk document.

A. Tijdspad en doelstellingen
Vermeld de datum waarop het dienstverband ingaat en geef aan wanneer de medewerker ingewerkt moet zijn. Formuleer doelstellingen: welke taken moet de nieuwe collega na deze fase zelfstandig kunnen uitvoeren?

B. Betrokken personen
Vermeld de namen, telefoonnummers en mailadressen van alle personen die bij de onboarding zijn betrokken. Van zowel de nieuwe ICT'er als de mentor(s) en leidinggevende(n). De mentor of ‘buddy' is meestal het eerste aanspreekpunt en coördineert activiteiten. De leidinggevende fungeert doorgaans als vraagbaak en neemt de formele beslissingen. Maak collega's medeverantwoordelijk voor het succes van het programma. Het inwerken moet prioriteit krijgen.

C. Activiteiten
Zet alle activiteiten op een rij die tijdens de inwerkperiode worden ondernomen. Geef aan wanneer en waar deze activiteiten plaatsvinden.

• Introductiegesprek(ken)
• Gesprek met de HR-manager
• Kennismakingsronde
• Cursus en training
• Gesprek over het persoonlijke ontwikkelingsplan (POP)
• Zelfstudie en inlezen op de bedrijfswebsite en intranet
• Evaluatiegesprek aan het einde

3. Praktische zaken

Met name in de beginfase komt een overzicht van praktische zaken, procedures en huisregels van pas.

• Hoe neem ik verlof op?
• Bij wie meld ik me ziek?
• Hoe declareer ik reiskosten?
• Welke opleidingstrajecten en doorgroeimogelijkheden zijn er?
• Hoe ziet het beleid met betrekking tot ongewenste intimiteiten eruit?

4. On-the-job training & onboarding software

Ook on-the-job training maakt onderdeel uit van de werknemersoriëntatie. Geef een directe collega tijd om de verse kracht op te leiden. Besteed tijd aan alle relevante werkzaamheden om de kennis van en het inzicht in producten, diensten en processen te maximaliseren. Passende cursussen bieden eveneens uitkomst. Met op maat gemaakte trainingen in onboarding software kunnen nieuwe medewerkers zich voorbereiden op de baan. Data-analyses geven direct inzicht in zowel voortgang als prestaties en werknemerstevredenheid.

5. Evaluatie

Maak de balans op als het einde van het inwerktraject nadert.

• Zijn de gestelde doelstellingen gerealiseerd?
• Bevalt de samenwerking voor beide partijen?
• Waarin blinkt de IT'er uit?
• In welke richting wil hij/zij zich ontwikkelen?
• Was het programma toereikend?